Home Tài liệu Kiến thức chung Nguyên tắc ERSC trong Kaizen

Nguyên tắc ERSC trong Kaizen

17/05/2019

3638

Theo tiếng Nhật, Kaizen được viết từ 2 chữ : Kai (改) và Zen (善). “Kai” có nghĩa là thay đổi, “Zen” có nghĩa là “tốt hơn”, việc kết hợp cả hai chữ này có nghĩa là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”.

Kaizen (改善) là một từ trong tiếng Nhật, có ý nghĩa là “sự cải tiến liên tục”. Trong kinh doanh, kaizen có nghĩa là những hoạt động cải tiến liên tục trong đối với mọi công việc của các nhân viên, từ CEO cho đến các công nhân trong chuỗi lắp ráp. Nó cũng được áp dụng trong các quy trình, ví dụ như mua hàng hoặc logistics, khiến chúng vượt qua khỏi ranh giới tổ chức để góp mặt trong chuỗi cung ứng. Nó cũng được áp dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, tâm lý trị liệu, huấn luyện, chính trị và ngân hàng.

Bằng việc cải tiến các chương trình và quy trình đã được tiêu chuẩn hóa, kaizen hướng tới việc loại bỏ sự lãng phí. Kaizen lần đầu được ứng dụng bởi nền kinh tế Nhật Bản sau Chiến tranh thế giới thứ hai, sau đó đã ảnh hưởng một phần lên các doanh nghiệp Mỹ và các giảng viên bộ môn quản trị chất lượng và đáng kể nhất là phương thức Toyota. Kể từ đó, thuật ngữ này đã trở nên phổ biến trên thế giới và dần được áp dụng trong cả những lĩnh vực khác ngoài kinh doanh và sản xuất.

Người Nhật khi thực hiện Kaizen, họ sẽ tiến hành tuần tự theo 4 nguyên tắc. Đó là các nguyên tắc ECRS trong Kaizen: Elimination (loại bỏ), Combine (kết hợp), Rearrange (thay thế) và Simplify (đơn giản hóa).

nguyen-tac-ersc-trong-kaizen-3

ELIMINATE (Loại bỏ): “ Công việc này, thao tác này có cần thiết hay không?”

Khi tiến hành công việc thì có thể xem xét cắt bớt các thao tác, các quy trình không cần thiết, điều này đem lại hiệu quả vô cùng lớn. Không chỉ trong môi trường sản xuất, mà trong hoạt động kinh doanh hay trong công việc điều hành quản lý cũng có thể phát huy hiệu quả và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đối với các nghiệp vụ hàng ngày, các công việc lặp đi lặp lại được mặc định là những việc đương nhiên, hãy đặt câu hỏi :“ Thực sự việc này có cần thiết?”. Khi đó, tự khắc các ý tưởng cải tiến sẽ hé lộ.

Hãy bắt đầu cải tiến bằng việc loại bỏ những việc, những thao tác không cần thiết!

COMBINE (Kết hợp): “Có thể kết hợp để hiệu quả hóa hơn không? “

Việc phân loại hóa các công việc nhằm mục đích chuyên môn hóa, nâng cao hiệu xuất làm việc. Tuy nhiên, nếu sa đà quá vào việc phân loại, nó sẽ phản tác dụng và không hiệu quả.

Đối với các tập đoàn lớn, việc sát nhập các công ty nhỏ để giảm bớt bộ máy quản lý cồng kềnh cũng là 1 phương thức cải tiến.

Trong công việc hàng ngày, ta có thể kết hợp các nghiệp vụ với nhau như trong thời gian đi chuyển thì lập, đọc tài liệu hoặc trong lúc họp thì ghi biên bản, những điểm mấu chốt của cuộc họp có thể kết hợp triển khai trong kế hoạch lần sau.

REARRANGE (Thay thế): “Tuần tự các công việc có thể sắp xếp lại để hiệu quả hơn không?”

Ví như khi doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp tại công ty, các tài liệu trong cuộc họp được phát cho những thành viên tham gia. Tuy nhiên, trường hợp phát tài liệu trong ngày họp và trường hợp gửi Email tài liệu trước ngày họp thì việc nào hiệu quả hơn?

Nếu chúng ta nhận được tài liệu trước cuộc họp thì có thể đọc trước một lượt nội dung và có thể nhanh chóng đi vào vấn đề chính và suy nghĩ trước các phương hướng giải quyết, do đó các công việc cũng được thực hiện một cách trơn tru và diễn ra trong thời gian ngắn nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả.

Tuy nhiên, nếu được phát tài liệu vào ngày họp, khi bắt đầu họp, chúng ta phải mất thời gian giải thích tài liệu, cung cấp thông tin của tài liệu…và vì vậy có thể không phát huy hiệu quả cuộc họp vì không có sự chuẩn bị trước từ người tham gia. Do đó, việc sắp xếp công việc trước sau ra sao để có hiệu quả là một nguyên tắc quan trọng của cải tiến.

SIMPLIFY (Đơn giản hóa): “Có thể đơn giản hóa để công việc hiệu quả hơn không?”

nguyen-tac-ersc-trong-kaizen-1

Việc đơn giản hóa như là lập các bảng tiêu chuẩn nghiệp vụ để ai cũng có thể làm và tránh nhân viên mắc lỗi. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian phải phán đoán cho nhân viên, giảm các tác động thừa, không cần thiết vì vậy công việc được tiến hành với tốc độ nhanh hơn. Đây là điển hình của việc làm theo quy trình của công ty Nhật.

Đối với một doanh nghiệp, một công ty, đa số chỉ tập trung thời gian vào các hoạt động sinh ra giá trị gia tăng. Ngược lại, những hoạt động không sinh ra giá trị gia tăng thì cần phải giảm thiểu một cách tối đa. Chúng ta có thể loại bỏ, kết hợp, thay thế và đơn giản nó hay không? Đơn cử như Toyota- hãng sản xuất xe hơi lớn trên thế giới của Nhật Bản đã áp dụng thành công nguyên tắc ECRS này. Hệ thống TPS (hệ thống sản xuất Toyota) đã giảm chi phí (yếu tố bị chi phối bởi phương pháp quản lý Chuỗi cung ứng và sản xuất) bằng cách loại bỏ các lãng phí như: lãng phí do sửa thiết bị, lãng phí do vận chuyển, lãng phí do chờ đợi, lãng phí do gia công thừa, sản xuất thừa,..tạo ra quy trình khép kín cao độ đồng thời họ đã kết hợp hiệu quả về vật liệu, máy móc, công nhân để sản xuất hiệu quả. Ngoài ra, Toyota có một tổ bảo trì chịu trách nhiệm cho các hoạt động mang lại giá trị tăng thêm nhiều hơn như là cải thiện, thay thế hoạt động cũ khi không còn hiệu quả để tăng hiệu năng thiết bị, sửa chữa hư hỏng và huấn luyện kỹ thuật cho nhân viên điều hành. Bên cạnh đó, việc đơn giản hóa sản phẩm, không còn các phần thừa đã rút ngắn thời gian sản xuất trong điều kiện ổn định và giúp tăng tốc độ phản ứng khi công ty phải đối mặt với các cuộc khủng hoảng về lượng cung-cầu ô tô trên khắp thế giới của hãng.

nguyen-tac-ersc-trong-kaizen

Kết, với nguyên tắc ECRS – đặc sản của Kaizen đã được áp dụng đã khiến cho hoạt động của rất nhiều doanh nghiệp ở Nhật Bản nói riêng và nhiều nước trên thế giới nói chung không chỉ tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất mà còn góp phần tăng doanh thu cho công ty.