Toyota – một trong những hãng sản xuất ô tô lớn nhất thế giới chắc không còn bất kìa ai không nghe đến cái tên này. Top10 thương hiệu ô tô đáng tin cậy nhất thế giới 2019, Top10 hãng xe hơi hàng đầu thế giới, Top10 hãng xe hơi bền nhất… không bao giờ gọi thiếu cái tên Toyota. Điều gì tạo cho nó một sức mạnh lớn đến như vậy thì đó chính là Kaizen – công cụ quản lí nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến được áp dụng đầu tiên tại Toyota. Nhưng để Kaizen thành công chắc chắn không thể thiếu được công việc tiêu chuẩn. Taiichi Ohno (Kiến trúc sư trưởng của Hệ thống sản xuất Toyota) đã từng nói: “Nơi nào không có tiêu chuẩn, nơi đó không có Kaizen”. Thực sự đúng như vậy! Công việc tiêu chuẩn là một chủ đề quan trọng áp dụng cho bất kỳ ngành công nghiệp hoặc quy trình nào. Không có công việc tiêu chuẩn, cải tiến liên tục thực sự không thể tồn tại do các công ty không có các quy trình chính xác và thống nhất.
Công việc tiêu chuẩn có thể đóng góp rất nhiều cho các tổ chức, bất kể lĩnh vực công việc cụ thể nào. Khi phương pháp làm việc khác nhau giữa các nhân viên, thường có thể dẫn đến lỗi và lãng phí tài nguyên. Vì vậy, nếu mọi nhân viên đều thực hiện cùng một quy trình thì chắc hẳn sự lãng phí sẽ giảm thiểu tối đa.
Công việc chuẩn hóa càng cao càng cho phép tổ chức và doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ công việc, tránh sự gián đoạn đồng thời giúp tổ chức có khả năng mở rộng sản xuất dễ dàng hơn và thuận lợi khi hướng dẫn người mới bắt đầu tiếp cận công việc.
Các bệnh viện và cơ sở sản xuất trên khắp thế giới chuyển sang làm việc tiêu chuẩn để cải thiện sự an toàn, các công ty luật dựa vào đó để tăng năng suất và các nhà hàng phụ thuộc vào nó để làm hài lòng khách hàng. Chúng ta đã viết về công việc tiêu chuẩn trong quá khứ, nhưng nó thường là một chủ đề bị bỏ qua hoặc hiểu lầm trong quá trình cải tiến liên tục của nhiều tổ chức. Vì vậy, dù trong bất cứ ngành nào, công việc tiêu chuẩn nên là phần được chú trọng đầu tiên trong quy trình.
Định nghĩa cho công việc tiêu chuẩn được đưa ra thảo luận rất nhiều.
Có người cho rằng: “Công việc tiêu chuẩn là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và tự suy diễn về cách thực hiện công việc.”
Hay, “Công việc tiêu chuẩn là phương pháp nhằm làm cho quá trình thực hiện công việc được nhất quán bằng cách nhận diện cách tổng hợp lý tưởng giữa các thành phần công việc, con người, thiết bị và vật liệu sao cho có lãng phí thấp nhất”
Một ý kiến khác nữa được đưa ra: “Công việc tiêu chuẩn là những công việc cụ thể lặp đi lặp lại liên kết với nhau để đáp ứng được yêu cầu đặt ra.”
Tất cả những định nghĩa trên về công việc tiêu chuẩn đều hoàn toàn chính xác. Công việc tiêu chuẩn là quy trình thực hiện công việc sản xuất mang tính nhất quán, được lặp đi lặp lại nhiều lần, đáp ứng được yêu cầu đặt ra để tránh sự suy diễn và nhằm giảm thiểu lãng phí một cách tối đa. Nói cách khác, công việc tiêu chuẩn là những công việc nối tiếp nhau, được phổ biến cho tất cả mọi người, được thực hiện lặp đi lặp lại và không thêm bớt bất cứ một hoạt động nào khác.
Một từ để tóm gọn cho công việc tiêu chuẩn đó chính là “duy nhất” – một quy trình duy nhất xuyên suốt không có sự dư thừa và một kết quả thống nhất không có sự khác biệt. Chính cái sự thống nhất này mà công việc tiêu chuẩn được ví như con ngựa mù chạy trong đường hầm. Khi đã có một quy trình nhất định thống nhất thì bất cứ người công nhân nào cũng không cần phải sáng tạo ra thêm bất cứ hoạt động dư thừa nào khác mà vẫn tạo ra sản phẩm cuối đáp ứng cho quá trình tiếp theo. Công việc tiêu chuẩn cũng chính là vạch đường sẵn và chỉ cần chạy là tới đích.
Công việc tiêu chuẩn có phải là ngay từ lúc đầu nó đã hoàn hảo, chính xác? Một ý tưởng thường bị hiểu lầm là công việc tiêu chuẩn là tuyệt đối và không thay đổi. Trong thực tế, các tiêu chuẩn phải liên tục được cập nhật và cải thiện trong tương lai. Bởi công việc tiêu chuẩn chỉ là một cơ sở để sau đó Kaizen sẽ từng bước giúp công việc tiêu chuẩn hoàn thiện hơn. Khi tạo công việc tiêu chuẩn, hãy tạo ra một tiêu chuẩn thô sơ để sau đó Kaizen sẽ làm tiếp những công việc cải tiến sau đó. Vì thế, công cụ này được dùng để bảo đảm sự thành công liên tục cho quá trình cải tiến.
Phải đáp ứng 3 yêu cầu:
Bao gồm 3 yếu tố:
Thực hiện thông qua 3 mẫu:
Lợi ích vô tận của công việc tiêu chuẩn
Đây là bước đầu tiên bắt buộc phải tuân thủ khi thực hiện công việc. Nội dung của bước này là mô tả rõ ràng các công việc theo thứ tự giúp đảm bảo rằng tất cả các công nhân đều thực hiện công việc theo cách thức tương tự nhau và hạn chế sai sót giữa các sản phẩm.
Ví dụ với công đoạn cắt gỗ, trình tự công việc chuẩn sẽ mô tả từ chi tiết cắt và các bước thao tác như chuẩn bị máy, chỉnh dao cắt, cách nâng giữ và đưa vật liệu qua máy và thời gian xử lý công việc. Đối với công đoạn lắp ráp, bảng mô tả cần liệt kê chi tiết từng bước thao tác thực hiện việc lắp ráp cho mỗi loại sản phẩm.
Đối với các nhà sản xuất, takt time của mỗi quy trình là khác nhau và cần được lên chi tiết cụ thể để cho công nhân nắm bắt để bắt kịp nhịp sản xuất.
Mức tồn kho chuẩn nên được xác định rõ ràng vì rất cần thiết phải duy trì lượng nguyên liệu tối thiểu này trong dây chuyền để không gây ra sự đình trệ cho quy trình do thiếu nguyên liệu. Mức tồn kho chuẩn chính là yếu tố dùng để tính toán khối lượng các chi tiết nên sản xuất ở công đoạn trước hay sau.
Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan, ví dụ và có cả người hướng dẫn. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Đồng thời ở các nước với trình độ nhận thức chưa đồng đều như Việt Nam, người hướng dẫn là vô cùng cần thiết và dường như là bắt buộc. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết chưa đủ mà cần có sự cầm tay chỉ việc.
Như đã tìm hiểu ở trên, công việc tiêu chuẩn luôn cần được cập nhật và cải tiến. Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc chuẩn bị và phân phát các tài liệu hướng dẫn đổi mới cần thiết, cũng như đảm bảo rằng bất kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới. Một khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, các quy trình công việc chuẩn có thể được bổ sung một cách thường xuyên.
Biên tập: Uyên Nguyễn
Phòng Quản lý Khoa học – Trường Đại học Ngoại Thương
Địa chỉ: 91 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội
Website: kaizen.ftu.edu.vn
Email: kaizen@ftu.edu.vn
Hotline: 0966807841
© Copyright 2019 - KAIZEN. Designed by TTTT.